我们正在招聘:执行助理、董事会联络员和办公室经理



我们正在招聘:执行助理、董事会联络员和办公室经理

ca88app下载和波特兰市中心清洁与安全正在寻找候选人来填补该职位,执行助理,董事会联络和办公室经理

要申请,请提交求职信、简历和三份专业推荐信 [电子邮件受保护].


执行助理、董事会联络员兼办公室经理

ca88app下载(“联盟”)是大波特兰的商会。我们的使命是为在大波特兰和西南华盛顿地区生活和工作的所有人创造机会并促进福祉。我们的愿景是建立一个健康且有弹性的商业生态系统。我们支持所有人的访问、机会和进步。我们承认不公平的偏见和历史歧视,并努力消除障碍。我们拥抱连通性,并相互尊重地共同推动解决方案。我们以倾听、学习和适应的开放态度迎接挫折。我们给出诚实的答案。我们按照我们所说的去做。我们对社区来说是可访问的、活跃的和可见的。 
 
波特兰市中心清洁与安全 (DPC&S) 区为我们独特城市的 213 个核心区域内的人员、场所和企业提供非凡的基本服务。该区自 1988 年开始运营,是全国最古老、最大和最成功的增强型服务区之一。 
 
这两个组织是附属的,并设有独立的董事会。 

概括

执行委员会和行政办公室经理为ca88app下载的总裁兼首席执行官以及波特兰市中心清洁与安全的执行董事提供日常行政支持。该职位是ca88app下载、波特兰市中心清洁与安全和慈善研究所的 100 多名董事会成员和各自执行委员会的联络人。此外,此角色支持整体办公室管理和条件以及前台操作。

- 查看职位描述 -

工作责任

行政助理和董事会联络员:75% 
作为联盟总裁兼首席执行官的执行助理,该职位完成了广泛的行政和计划任务,包括:  
  • 管理非常活跃的约会日历;主动解决调度中的冲突
  • 让总裁/首席执行官充分了解即将到来的承诺和责任
  • 为约会和会议编制文件;准备报告和演示文稿
  • 促进敏感和机密的通信
  • 组织高级职员会议和年度高级职员务虚会

作为波特兰市中心清洁与安全 (DPC&S) 执行董事的执行助理,该角色完成了广泛的行政和计划任务,包括:  

  • 协调和支持每月的市中心零售委员会会议
  • 协调每月清洁工午餐
  • 根据需要和分配提供程序化支持
作为董事会联络员,该职位为联盟、波特兰市中心清洁与安全和慈善研究所的董事会提供直接支持和管理,包括:
  • 保存董事会信件、章程和其他相关的董事会材料;确保遵守董事会章程
  • 担任董事会的主要员工联络人
  • 记录会议记录并作为与董事会秘书的联络人 
  • 准备会议议程和数据包以供分发
  • 协调 DPC&S 的年度董事会撤退和年度感谢日活动
  • 协调新董事的入职
  • 全年协调特设董事会小组委员会
  • 协调治理委员会
  • 为来年保持准确和最新的董事会名册和日历
办公室管理:25% 
作为行政主任经理,这个角色负责监督办公室及其各个部门的日常运作。职责包括定期与部门负责人沟通,传达高层管理人员的重要信息或政策变化,以及积极评估和协调办公室需求。其他职责包括:
  • 管理员工会议和活动的日程安排和后勤工作
  • 为办公室订购用品和材料
  • 保持办公空间的干净和专业的外观和感觉
  • 在适当的时候与各种供应商(即电话、互联网、IT 等)协调技术援助
  • 与外部实体协调我们各种会议室的日历
  • 提供前台欢迎和接待访客,以及与楼宇安全和楼宇管理部门的协调
  • 向适当的工作人员回答一般通信和路线
  • 协助处理原产地证书
  • 根据需要安排会议,包括房间准备、餐饮订购、电话或电话会议以及音频/视频通信资源
  • 维护日历、提供电话支持和处理邮件
  • 通过邮件、电子邮件和电话与ca88平台官网沟通
  • 根据需要协助高级职员提供行政支持

最低资格

  • 7年的经验和/或培训 or 行政和办公室管理方面的同等经验  

成功因素

  • 必须具备与团队合作良好但独立运作的能力
  • 在独立的情况下运作时,具有企业家精神、战略性、精力充沛和积极主动的举止
  • 体现组织的核心价值观,即协作、弹性、诚信、透明和公平

工作环境

此处描述的身体要求和工作环境代表了员工成功履行这项工作的基本职能必须满足的要求。可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能。 

  • 工作通常在典型的室内/办公室工作环境中进行
  • 没有(或非常有限)暴露于身体风险
  • 员工可能需要推、拉、举和/或携带最多 20 磅的重量。有时要求可能更高
  • 工作环境中的噪音水平通常很安静,并且始终处于安全的 OSHA 分贝限制范围内 

除办公时间外,此职位可能需要在有限和季节性的基础上在正常办公环境之外工作,包括在实施和设置假日促销、活动和其他需要的项目期间。

薪水:$70,000 – $80,000 每年


ca88app下载(“联盟”)作为更大的波特兰商会。我们的使命是为在大波特兰和西南华盛顿地区生活和工作的所有人创造机会并促进福祉。我们的愿景是建立一个健康且有弹性的商业生态系统。我们支持所有人的访问、机会和进步。我们承认不公平的偏见和历史歧视,并努力消除障碍。我们拥抱连通性,并相互尊重地共同推动解决方案。我们以倾听、学习和适应的开放态度迎接挫折。我们给出诚实的答案。我们按照我们所说的去做。我们对社区来说是可访问的、活跃的和可见的。 

ca88app下载的附属机构波特兰市中心清洁与安全是一个机会均等的雇主,不会因年龄、肤色、残疾、性别、性别认同、国籍、种族、宗教、性取向、退伍军人身份,或受联邦、州或地方法律保护的任何分类。